教务管理系统

小云翰，专注教培机构盈利增长。打造最易用的教务管理系统，本教程希望通过五个步骤，即可让机构管理者掌握系统操作，让校区管理变得更省心。

一、配置基础信息

1、系统设置

在使用系统之前，首先将机构的教室、科目、学期、阶段以及学校地址等信息录入到系统中，因为小云翰系统中的很多功能都由科目、学期、阶段作为参数进行编辑和统计，所以非常关键。

（1）打开【运维中心】—> 【系统设置】 —> 【学校管理】

（2）添加教室名称；

（3）添加科目（必录）：机构的课程体系，举例：

（4）添加学期：用来描述机构课程及班级的时间，举例：

（5）添加阶段：将学员进行分类的标签，举例：

2、支付方式

学员来报名缴费时，需要选择支付方式然后录入收款信息，对账时即可以根据支付方式进行收款流水分类。

（1）打开【运维中心】—> 【支付设置】

（2）点击“新增支付方式”，输入支付方式名称后点击保存；

（3）报名缴费时，选择对应的支付方式。

3、打印设置

学员报名并在系统录入订单后，系统支持打印收据。系统支持易联云打印机，打印机硬件需要机构另行购买。如需购买，请拨打云翰产品顾问进行购买（联系电话：13590239293）

4、操作日志

用户在系统中所做的操作都可以在操作日志中查询到记录，预防故意破坏系统的行为。

二、录入老师并配置权限

1、角色管理

机构里一般会有三种职位，老师（负责授课、点评等教学服务）、前台咨询师（负责学员报名、排班排课等）、校长（校区管理者），每个职位在系统中能做的操作是不一样的，所以需要在角色管理把每个职位以及对应的权限配置好。

（1）点击【组织架构】—> 【角色管理】

（2）输入想要创建的角色名称，点击【添加角色】

（3）选择刚创建的角色名称，勾选角色需要的对应权限

2、校区管理

角色及权限配置好后，就可以录入教师的信息。

（1）点击【组织架构】—> 【校区管理】

（2）点击新增老师；

（3）输入老师姓名、手机号码（重要）、邮箱、角色（可多选），点击保存

（4）老师账号创建成功，账号为手机号码，默认密码为手机号码后6位，请及时修改！

*如果机构有多个校区，需要先新增校区：

三、创建课程模版

云翰系统将课程类别分为两种：按期收费、按次收费、按月收费、一次性收费，以满足不同机构的需求。

1、按期收费（学科辅导型机构）

按期收费的课程有统一的上课时间表。所有的学员学习进度一致，上课时间一致，学费标准是一期的价格。绝大多数学员在开班前已报名，个别学员开班后插班。

以2019春季初一数学为例：

（1）选择上课日期范围

（2）选择具体的上课时间日期

（3）输入单次课需要消耗的课时数、课时单价，系统自动计算课程总价

2、按次收费（美术/创客/体育等素质教育类机构）

按次收费的课程，每个班级的上课时间是不一样的，每个学员可以选择在不同的班级上课。每出勤一次扣减课时，课时消耗完毕再续费购买课时。

以2019春季英语口语一对一提高为例：

（1）只需要选择上课日期范围

（2）输入总课时、课时单价，系统自动计算课程总价

3、按月收费（舞蹈/跆拳道/户外运动类机构）

按月收费的课程，学员付费后可以在选定的时间范围内来上课，上课时间内，只需记录出勤次数，截止日期后进行续费。

以2019跆拳道年卡为例：

（1）可勾选“长期有效”（健身房模式：以报名当天计算有效期）或选择固定的时间段（课程有固定的上课周期）

（2）输入总课时、课时单价，系统自动计算课程总价

4、一次性收费（学杂费、体验课、考级费等）

5、时间模版

（1）日期模版

日期模版相当于机构的上课时间表，举例：某学科辅导机构2019春季的上课时间表为2019年3月1号至2019年4月30号的周六/周日，无论是英语、语文、数学，都采用同一个上课时间表，创建课程模版时可直接选择日期模版，无需重复选择。

（2）时段模版

时段模版相当于机构的上课时间安排，举例：某机构一天的上课时间为四节课，上午第一节、上午第二节、下午第一节、下午第二节。其中，上午第二节的上课时间为11:00至12:00。创建班级时可以直接选择时段模版，无需重新选择上课时间段。

四、报名缴费

1、新生报名

（1）打开【招生管理】 —>【缴费订单】 —> 【新增缴费】

（2）输入学生姓名、报名家长、电话号码新增学员，或直接输入学生姓名搜索老生

（3）添加课程，选择所需要报名的课程名称

（4）输入购买的课程次数、优惠金额/折扣、教材费、课程有效期（开始时间/结束时间）

（5）如果是按期收费，点击开始时间、结束时间可根据上课时间表调整具体上课日期

（6）确定信息无误，点击【提交订单】

*系统支持一个订单选择多个科目同时报名，操作如下：

2、收款记账

（1）第一次缴费（支持全额缴费或预交定金）

选择【支付方式】
输入实际收款金额，备注收费信息
确认金额后点击【提交】，收款成功
勾选收款记录，点击【打印】
缴费信息确认无误后点击【打印】

（2）第二次缴费（补交尾款）

点击【招生管理】—> 【缴费订单】
通过学员姓名、订单号、科目或学期，点击搜索
找到对应学员的订单，点击【补交尾款】
选择【支付方式】
输入实际收款金额，备注收费信息
确认金额后点击【提交】，收款成功
勾选收款记录，点击【打印】
缴费信息确认无误后点击【打印】

3、录入收费错误

（1）场景一：如还未打印出收据，可撤销支付，重新录入正确金额的收款

（2）场景二：收据已打印，收款无法撤销只能进行“申诉”

若收费金额错误，在已打印小票的情况下可点击“申诉”
要具体说明收费错误的原因，保留小票，等待财务审核
申诉后可继续添加收费，不影响收款金额

（3）场景三：如只是更改了支付方式，未改变付款金额，可以直接更改支付方式

4、退费（结课）

【结课】是用于学员缴费报名后，提前结束课程进行学费统计考勤，上课总课时等，从而计算金额退返费用。确认结课会统计考勤、请假、未上课次数。

课程结课情况分为两种：

1.【情况一】学员未付款就点击结课，相当于删除该课程；

2.【情况二】学员已付完全款且已提交账单给财务审核，再点击结课，输出结课金额后，系统将会自动将结课后的学费退回到该学员的钱包余额。

打开【招生管理】—> 【缴费订单】
通过学员姓名、订单号、科目或学期，找到对应学员的订单，点击【编辑】
点击【结课】
输入【结课金额和结课原因】，点击【结课】，结课原因为必填项。结课会退还金额到钱包余额(如下钱包余额详细过程)

5、换科

（1）同价换科

打开【招生管理】—> 【缴费订单】
点击【编辑】，选择希望更换的课程模版
点击【提交订单】，进行保存
将原有学员从原来班级中移除，再添加到新的班级

（2）异价换科（将原订单结课后重新录入订单）

6、学员档案

学员报名后，系统将自动为学员建立一个电子化的学员档案，老师可在学员档案中查看学员的基本信息、所报名的课程订单、排班情况、剩余课时数。

五、排班/考勤

1、创建班级

打开【课程管理】—> 【班级管理】
点击【新建班级】
选择【课程模板】、编辑【班级名称】（例如“数学尖子A班”）、选择【教师】、选择【教室及人数】、选择【开班人数】、招生状态选择为【开放招生】
选择【上课时间】,或者【日期模板与时间模板】,点击【日期模板】会自动选择模板的预定时间
点击【保存班级信息】，完成班级创建

2、学生排班/换班

在系统完成学员报名及收款后，下一步就需要将学员排到对应科目的班级中去。

点击【课程管理】—> 【班级管理】
找到需要排班的班级，点击【编辑学生】
点击添加学生，系统会自动筛选出与该班级科目相对应的学生订单，选择要加入该班级的学生订单后，点击添加。
如果需要移除班级，则点击学生名字，可将该学生从班级中移除

3、学员考勤

（1）打开【课程管理】 —> 【考勤管理】

（2）通过教师名称、科目、上课时间（默认当天）进行搜索找到班级

（3）点击“一键考勤”，直接设置班级全员到齐

（4）如有学员缺勤，点击“操作”进入详情页面，将未到的学员勾选为缺勤状态

（5）上课当天24点前可修改班级的出勤状态，第二天后无法修改

4、补课管理

在考勤管理中，未勾选未出勤的学员，将会转移到补课列表中

（2）补课列表位置：【课程管理】 —>【补课管理】

（3）如学员已补课，则在补课列表点击“补课”，选择补课时间和补课班级，即扣减课时

（4）如学员判定为缺勤，则在补课列表点击“无需补课”，即计为缺勤直接扣减课时

5、出勤报表

（1）打开【课程管理】—> 【出勤报表】

（2）修改数据统计时间，可查看到各校区该时间段内的出勤率、缺勤人次、请假人次

（3）点击【查看详细】，可查看该校区所有“在上课”的班级的出勤率、缺勤人次、请假人次

（4）点击下拉，可查看到该班级所有上课时间内的学生具体出勤情况

6、课消表/预收表

六、财务结算

1、收款一键审核

（1）点击【招生管理】—> 【缴费订单】

（2）滑到页面左下角，点击“一键审核”

（3）核对提交财务金额，核对无误后点击【提交】

（4）点击【审核记录】，可查看提交财务金额、财务审核状态

【一键审核】是将分校所有未提交的正常收款金额流水提交到财务，分校需要认真核对每一笔收款流水，核对清楚金额和支付方式【现金】和【刷卡】，若出现金额或支付方式错误，财务将会把分校一键提交的收款金额流水全部退回，所以避免分校重复操作，一定要认真核对。
之后分校就不用过来总部（财务部）交学费了，只要将刷卡小票扫描或拍照发给财务进行审核即可，然后将现金收取的金额转账给财务。（刷卡小票需要在小票单上手写学生的姓名和课程，保证清晰度才能发给财务，原件分校自行保管好）
通过申诉的作废小票，需要在小票单上注明作废原因以及日期签名，再扫描或拍照给财务。